Lore et son espace Notion de compet’

Cette étude de cas porte sur ma deuxième cliente d’accompagnements avec Notion. Elle décrit principalement le travail fait ensemble pour optimiser son espace de travail et commencer à l’automatiser avec cet outil d’organisation et de productivité.

 

Contexte et démarrage

Lore développe, avec Cultur’ailes, des activités de team building artistiques et culturels pour ses clients. D’ailleurs si tu recherches une activité originale pour animer un team-building en équipe, je te conseille d’aller voir ça de plus près car ses team-buildings sont vraiment originaux et sympas !

Cependant, pour Lore, c’est souvent une grosse organisation : l’animation en elle-même évidemment mais aussi les différents interlocuteurs, la logistique, les prestataires, les partenaires… Alors elle a choisi Notion pour gérer ses projets.

Avec Lore, on se côtoie dans le Cercle des créateurs, ce génial réseau d’entrepreneurs dont on fait toutes les 2 partie depuis sa création en 2020. Alors forcément, on avait déjà parlé de Notion toutes les 2 et elle le connaissait déjà plutôt bien.

Mais quand elle m’a contactée en 2022, elle sentait qu’elle pouvait aller encore plus loin si elle se donnait du temps et des moyens pour aller creuser plus en profondeur… Ou si elle choisissait de se faire accompagner !

Et ça tombait très bien, puisque j’étais en train de lancer et tester mes offres d’accompagnement avec Notion. Alors j’étais ravie de pouvoir l’aider à optimiser toujours plus son espace !

 

Des besoins ultra précis pour son espace Notion

Comme Lore utilisait déjà bien Notion, elle a su me formuler des besoins ultra précis dès le départ :

  • Utiliser Notion Automations pour lier son Agenda Google à son suivi de projets sur Notion
  • Créer des tableaux financiers filtrés par année fiscale
  • Mettre en place des barres de progression pour visualiser l’avancement des tâches d’un projet
  • Relier un logiciel emailing avec son CRM Notion
  • Paramétrer des envois de mails automatiques
  • et découvrir des trucs et astuces pour utiliser et personnaliser son Notion au quotidien
Utilisation de Notion pour une organisation mieux structurée

C’était un sacré programme, alors sans perdre de temps, on a calé un créneau pour passer 2 heures intensives ensemble sur Notion.

 

2 heures entre trac, optimisation et automatisation

T’as eu le trac ?

Bah ouais, j’ai vraiment flippé.

J’irais même jusqu’à dire que j’étais légèrement terrorisée au début de ma session avec Lore.

    Mais pourquoi, t’es pourtant experte sur Notion ?

    2 raisons principales à ce coup de chaud :

    1. Ce n’était que ma 2e session d’accompagnement avec Notion… Alors je n’étais pas encore totalement certaine de savoir de gérer ma nouvelle offre !
    2. Lore était déjà bien calée sur Notion qu’elle utilisait depuis longtemps. Son espace était donc déjà très bien organisé… Du coup, mon syndrome de l’imposteur fanfaronnait : “Toi ? Mais qu’est-ce que tu vas bien pouvoir lui apprendre ??”

    Alors, au départ, j’étais tellement en stress que j’ai même oublié d’enclencher l’enregistrement Zoom.

    Mais comme Lore était vraiment en confiance avec mes capacités à l’aider, je me suis peu à peu détendue !

    D’ailleurs, j’ai un peu repensé à ce que je vis au théâtre :

    • Juste avant de monter sur scène → je suis en panique, je tente de respirer calmement mais mon coeur bat à 300 à l’heure…
    • Puis après quelques secondes → tout s’enchaîne parfaitement avec les autres comédiens, les déplacements et le texte me reviennent simplement et aussi… Je m’éclate !

    Là ? C’était pareil ! Quand on a commencé à parcourir son espace de travail Notion, la magie a opéré !

    Très rapidement, j’ai pu trouver une foule de petites choses à optimiser et ajuster. Mon imposteur s’est vraiment fait la malle et après ça, c’était parti !

     

    Optimisation pour une présentation d’un espace de travail pratique et fluide

    On a donc pu travailler sur la présentation et la personnalisation de l’espace de travail de Lore, pour le rendre plus utile et ergonomique.

    Ainsi, on a parlé :

    • des raccourcis, intégrations et boutons → pour aller plus vite et plus loin
    • de l’organisation de ses pages grâce aux vues filtrées et triées → pour avoir toutes les infos utiles rapidement et facilement
    • des aménagements visuels → pour rendre plus ergonomique, et aussi plus beau
    • des formules simples et avancées → pour calculer des éléments permettant de filtrer parfaitement ses tableaux financiers
    • de ses pages en double à supprimer et de l’utilisation des blocs synchronisés et des liens à la place → pour permettre de mettre à jour facilement les infos et aussi de simplifier l’espace
    • de gérer la totalité de ses réseaux sociaux sur une base de données unique. Tout ça en gardant la compatibilité avec l’outil Scheduled pour Linkedin → pour n’avoir plus qu’un seul calendrier éditorial

    Et ensuite… Il était temps de parler des automatisations, et c’était un peu moins simple pour le coup…

     

    Automatisation et communication avec Notion

    Relier son agenda Google à son espace Notion

    Lore avait commencé à utiliser Notion automations qui lui permettait de relier son espace Notion à son agenda Google. Mais rien à faire, elle n’arrivait pas à le faire parfaitement fonctionner. On a donc commencé par ça.

    De mon côté, j’avais commencé à tester l’outil aussi et tout marchait très bien, après un paramétrage au démarrage. Alors on a renseigné les différents paramètres nécessaires et on a fait quelques tests pour vérifier le fonctionnement. Et là…

    1. On avait créé des doublons sur Notion en synchronisant… Car avant la synchronisation, Lore avait créé les infos sur son agenda ET sur Notion… Ici, aucune solution simple à part de purger manuellement les doublons. Les robotos sont intelligents, mais si tu leur demandes de fusionner des jeunes carottes et des anciennes carottes… Pour lui elles sont toutes différentes, même si elles ont le même goût. Alors Lore devrait faire le ménage à la main dans les jours suivants.
    2. Tout ce qu’on créait sur l’agenda Google remontait bien sur Notion mais pas l’inverse.
      Pour ça, on a cherché sans succès. On a vite réalisé qu’on n’avait pas la main sur le problème qui semblait venir directement de l’outil, alors on n’a pas perdu de temps. On s’est donc adapteés et on a revu nos priorités en direct pour avancer au maximum sur ses autres problématiques. (et oui, après avoir contacté le support, quelques jours après le problème de Lore était résolu !)
    Ensuite, on est passées aux barres de progression et aux mails automatiques.  

    Continuer en autonomie grâce à un plan d’actions détaillé

    Mais en discutant avec Lore, j’ai compris qu’elle n’était pas à 100% prête à cette étape. Elle songeait à changer de logiciel emailing et elle avait aussi la nécessité de réajuster encore un peu son espace de travail avant d’y intégrer ses barres de progression. Alors, pour la fin de notre session, au lieu d’agir directement, on a tout simplement fait un plan de bataille détaillé ! J’ai élaboré un modèle de formule adaptée à son besoin pour les barres de progression. Elle n’aurait plus qu’à intégrer le moment venu. On a choisi d’utiliser Make pour automatiser ses emails, quel que soit le logiciel d’emailing choisi (Mailchimp ou Brevo ?). On a alors pré-conçu l’automatisation en définissant le déclenchement de l’action et les actions à prévoir.  

    Bilan réussi d’un accompagnement avec Notion

    J’ai fait appel à Marie pour m’aider dans la gestion de mon espace Notion.

    Elle a su me débloquer des problématiques sur lesquelles je butais, m’a fait des recommandations pour améliorer mon espace et la gestion de mes projets.

    Ses conseils m’ont été très précieux je la recommande sans hésiter pour tous ceux qui veulent se former ou se faire accompagner sur Notion !

    Lore

    De mon côté ça a été une super expérience de bosser sur l’espace de Lore qui avait déjà une très bonne connaissance de Notion. Ça m’a aidée à voir que je pouvais accompagner des entrepreneurs avec des niveaux très différents. J’ai beaucoup apprécié la précision de ses demandes, ce qui m’a bien aidée à optimiser le temps qu’on avait ensemble, et je me rends compte encore aujourd’hui du temps gagné lorsque le cahier des charges est précis. C’est pour ça que je prends toujours pas mal de temps au départ pour échanger avec mon client pour m’assurer qu’on est bien en phase sur ses demandes et gagner du temps après !

    Marie (= moi !)

      Et en bonus, Lore m’a depuis confié d’autres missions sur ma 2e casquette : je m’occupe de l’aider à mettre en place la nouvelle version de son site internet et je mets en place les modifications au fur et à mesure de son avancement à elle. Et ce lien qu’on a conservé me permet aussi de la tenir régulièrement au courant des nouveautés et idées intéressantes pour son Notion… Comme par exemple hier quand je lui ai annoncé qu’on pouvait ENFIN figer les volets comme sur Excel dans les bases de données Notion !

      Marie Gautron WebOrga

      Bienvenue !
      Je te propose sur ce blog des articles relatifs à l’utilisation de l’outil d’organisation Notion et de WordPress pour créer ton site et ton espace de travail à ton image. Tu y découvriras notamment des études de cas de mes expériences clients.

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