Cette étude de cas porte sur ma première cliente Notion. Elle décrit principalement le travail fait ensemble pour optimiser son organisation avec ce génial outil de productivité.
Contexte et démarrage
Marie est une “faiseuse de beau” : elle développe un univers plein de coeurs qui battent la chamade et d’étoiles dans les yeux… 💖
Elle explore différents univers artistiques avec La Fantaisie Vagabonde : elle interviewe des artistes sur le beau, leur activité et la vie dans son podcast Chamade. Moments chamade, son 2e podcast, part à la rencontre de ces moments où notre coeur bat si vite, en totale immersion… Régulièrement, Marie envoie aussi une newsletter délicieusement rédigée : la gazette à paillettes ! ✨ Et elle est tellement douée qu’elle propose aussi de créer/aider à créer son propre podcast ou son portrait d’artiste écrit/sonore. 💫
Et bien sûr, Marie utilise Notion, mon outil chouchou, pour s’organiser dans tout ça, . 😁
Premier atelier avec Notion dans le Cercle des créateurs
En juillet 2022, j’ai co-animé un premier atelier Notion, pour le plaisir, dans le Cercle des créateurs. C’est dans cette géniale communauté que Marie et moi nous côtoyons depuis plus de 2 ans. 🔥
Et en août 2022, Marie m’enregistre un long vocal. Elle m’y explique qu’elle a appliqué les conseils de l’atelier, mais qu’elle bloque un peu. 🫣 Elle aimerait pouvoir ouvrir Notion tous les jours pour y baser sa journée. En clair, elle voudrait y “vidanger” son cerveau, l’utiliser pour y organiser toute sa vision/ses notes éparpillées… Et aussi les structurer en créant des liens vraiment utiles entre eux ! Et, last but not least, Marie rêve de s’y sentir pleinement chez elle, il doit donc aussi (surtout ?) être beau ! 😍
Mais elle a l’impression de réinventer la roue à chaque fois… Et elle a la sensation qu’elle n’arrivera pas, seule, à faire un truc qui, à la fois, tient la route et soit vraiment à son service… 😓
Et… Marie me dit alors que je suis la bonne personne pour l’aider à ça ! 😲
OK, il faut que je crée une offre d’accompagnement avec Notion !
Le hic ? Ben à ce moment là, mes offres Click Orga n’existent ABSOLUMENT PAS. 😂 Mais écouter ce vocal fait frétiller quelque chose en moi. 🥰
Alors je réfléchis, on échange dessus, je pose 2-3 idées, et je me décide à lui proposer un accompagnement sur mesure et opérationnel :
- D’abord, je me fais une première idée en jetant un oeil à ce qui existe déjà
- Ensuite on se bloque 2 heures pour travailler ensemble sur son espace, que je lui donne des astuces, conseils et petits tricks pour aller plus loin
- Après notre session, je lui propose un replay et un rapport détaillé qui reprend ce qu’on s’est dit et plus encore…
Banco, c’est parti : hop, ma première offre avec Notion est née, Marie la valide ! Elle me partage alors quelques pages de son espace et on prend RDV pour notre session en immersion sur Notion… 💪🏻
2 heures pour optimiser et rendre beau un espace Notion
On se retrouve donc en visio avec Marie ✨ et là, grosse galère. Mon mac et mon wifi ont décidé de faire grève pile à ce moment là. Impossible de partager mon écran sans ramer à mort… 🤦🏻♀️ OK, tant pis, on n’a qu’à faire l’inverse : Marie ✨ partage son écran et manipule, et moi, je la guide.
Ben tu sais quoi ? C’était PARFAIT ! Car elle intégrait bien mieux les choses pour pouvoir les refaire seule ensuite. Du coup aujourd’hui, toutes mes sessions se passent comme ça : c’est le client qui a la main 95% du temps ! 🔥
Et on a abattu un sacré boulot en 2 heures !
1️⃣ Marie ✨ a appris plein d’astuces pour mieux structurer son espace et le rendre plus beau :
- Des pages plus jolies avec vidéos, images, gif, emojis, icônes, colonnes ou couleurs pour pimper la mise en page… Et pour les bases de données, on a opté pour des vues en mode galerie beaucoup plus esthétiques ! 😍
- Un espace structuré avec les vues liées, l’option grouper et les favoris pour y voir plus clair !
- Aller plus vite et plus loin avec des extensions navigateur qui changent tout (comme Notion web clipper) et plein de raccourcis (à retrouver dans mes freebies Notion) 🪄
2️⃣ Je l’ai aidée à transposer sa logique d’organisation sur Notion :
- D’abord en lui posant des bonnes questions : Qu’est-ce que tu aimerais créer ? Quels sont les liens entre tes différents éléments ? De quoi as-tu tout le temps besoin ? Et dans différents domaines de ta vie ? Quelles sont les infos que tu maintiens à jour ? Qu’as-tu sur d’autres applications ou sur papier ? 🤔
- Avec ça, on a listé les bases de données vraiment utiles pour elle, et aussi les liens à créer entre elles.
- Et bien sûr, on a commencé à les construire, les ajuster, les mettre en page et les relier ensemble. 🤝
Bilan des 2 heures d’analyse avancée avec Notion
À la fin des 2 heures, on avait tant avancé que :
- Son espace avait complètement changé de contenu ET d’aspect 💖
- Elle avait les idées claires pour enfin travailler avec un bel espace Notion à son service
- Elle repartait avec le rapport détaillé et le replay : tout ce qu’on avait exploré ensemble pour mieux continuer seule. 💪🏻
Pendant les mois suivants, Marie ✨ m’a donné régulièrement des nouvelles. Et j’étais ravie de voir comment notre session l’avait aidée…
Et puis un jour, 8 mois plus tard, je reçois un nouveau vocal de Marie ✨. Elle travaille sur son plan marketing avec Notion et elle a besoin de moi…
Transposer un giga Excel sur Notion
Besoin de moi, car notre copine Sacheen lui a transmis un super fichier Excel pour créer un plan marketing personnalisé. Mais évidemment, Marie ✨ veut le faire à 100% sur Notion ! 🔥
Elle a beaucoup progressé depuis notre session, et elle utilise désormais aussi mon template gratuit de calendrier édito qu’elle a adapté un peu. Mais pour que le génial plan Excel reste au moins aussi génial sur Notion, elle coince un peu…
Ses problématiques pour passer d’Excel à Notion ?
- Coordonner le calendrier édito et le plan marketing. Sans oublier qu’une partie des tâches du plan marketing n’existent pas dans le calendrier édito 🤯
- Avoir plusieurs vues possibles pour une vision macro (=année) et micro (=semaine) 👥
- Créer un modèle assez complexe pour chaque épisode de podcast avec ses sous-tâches (enregistrement, post-prod, publication…) 🖐🏻
Alors on s’est retrouvées à nouveau pour une session en visio. Marie a commencé par me détailler le plan marketing Excel et me montrer ce qu’elle avait commencé à transposer sur Notion. Puis, on a réfléchi ensemble à comment le mettre en place efficacement et proprement – mais aussi en le rendant aussi joli que possible. 😍
On a déterminé ensemble qu’il fallait créer des bases distinctes pour son calendrier édito, sa todo et son plan marketing. Et qu’ensuite, il fallait les relier quand c’était à la fois nécessaire et utile.
Par exemple : une action marketing est forcément liée à une tâche de la todo, mais une tâche de la todo n’est pas forcément liée à une action marketing !
Construction des bases de données sur Notion à partir du fichier Excel d’origine
Bref, on a construit ensemble le début des bases et leurs relations. Et Marie ✨ a pu continuer ensuite seule à ajuster et remplir ses 3 bases. On a aussi étudié les vues qu’on pouvait créer et Marie ✨ a choisi de mélanger les vues liées dans plusieurs onglets sur une même page :
- Pour gérer ses tâches, une vue table de sa todo
- Pour la répartition du plan marketing, une vue calendrier de sa todo
- Pour les posts classés selon leur statut, une vue kanban du calendrier édito
- Et enfin, pour avoir une vision annuelle proche de celle de l’Excel original, une vue générale du plan marketing
Et pour créer facilement un nouvel épisode de podcast avec ses sous-tâches ?
J’ai proposé à Marie ✨ d’utiliser les nouveaux boutons automatisés de Notion pour pouvoir le créer ensuite en 1 seul clic dans sa todo ! Pssst, depuis fin août 2023, les automatisations des bases de données ont été lancées par Notion, alors c’est désormais encore plus facile de faire ça ! 😲
Bilans croisés… des Maries
Si vous utilisez NOTION, mais mal ou pas au maximum de ses capacités, ça doit vous frustrer. En tout cas, si vous êtes comme moi.
J’ai fait appel à Marie Gautron pour une analyse avancée de mon espace NOTION et de mes besoins non encore satisfaits.
Pendant 2h, on a navigué sur l’outil et j’ai bénéficié de son expertise impressionnante.
Pas à pas, elle m’a montré des moyens d’optimiser, de rendre plus joli et plus puissant. Effet wow garanti !
Et gros + pour moi : elle m’a laissé la main et j’ai fait mes modif’ en direct. Vive le partage d’écran !
À l’issue de la séance, j’ai reçu une page NOTION récapitulative de tous ses conseils + quelques goodies supplémentaires.
Merci Marie ! Mon espace NOTION n’est déjà plus le même et c’est grâce à toi. ☺
Après chaque session, je me suis fait la même réflexion : j’ai simplement A-DO-RÉ guider Marie ✨ dans son approfondissement de Notion… 🫶🏻
L’entendre et la voir s’émerveiller quand une fonctionnalité inconnue pour elle jusque là rendait les choses encore plus efficaces et simples, ou qu’un truc devenait subitement beau, c’était vraiment génial ! 💫
En plus, j’ai pas vraiment vu passer le temps : je me suis tellement éclatée…
Alors dès la fin de notre première session, j’ai décidé de créer une offre permanente. Et j’ai ainsi lancé mes packs d’accompagnement Notion.
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